Não é novidade o quanto uma empresa precisa ter rotinas bem estruturadas para que consiga operar sem dificuldades. Mas e como fazer isso? A chave está no que chamamos de gestão de processos organizacionais.
A gestão de processos é uma atividade decisiva para o sucesso empresarial, na medida em que assume a responsabilidade de monitorar, controlar e garantir a sustentabilidade dos processos do negócio.
Neste artigo, vamos explicar a importância da gestão de processos organizacionais e como fazer na sua empresa. Acompanhe a leitura!
O que é gestão de processos organizacionais?
A gestão de processos organizacionais é o trabalho de criar, organizar e gerenciar os processos dentro de uma empresa. O objetivo é garantir os recursos necessários para que as atividades funcionem de forma eficiente e produtiva.
Esse gerenciamento é crucial, já que os processos são o que dão origem aos entregáveis. Assim, os gestores precisam se preocupar com a otimização e melhoria contínua dos processos, visando reduzir custos, aumentar a eficiência e qualidade do produto e/ou serviço.
Um processo bem estruturado deve contar com etapas de análise, desenvolvimento, execução e mensuração para avaliar até que ponto ele gera valor ou não para o negócio. Logo, se for detectado que o processo não está funcionando conforme o esperado, são feitos ajustes ou, mesmo, novos alinhamentos.
Considerado o pai da Administração Moderna, o autor Peter Drucker lembra que a chave para empresas bem sucedidas é planejar, organizar, ajustar, medir e formar pessoas. Nesse sentido, o empresário que gerencia seus processos consegue saber com precisão o que está errado e tomar decisões estratégicas para alavancar resultados.
A importância da gestão de processos para a empresa
Tudo que é gerado dentro de uma organização parte de um processo. Dessa forma, quanto mais organizado ele for, mais economia e eficiência proporcionará para a empresa.
É precisamente aí que vemos a importância da gestão de processos organizacionais. Peter Drucker também vê no gerenciamento de processos a chave para garantir vantagem competitiva e destaque no mercado.
Segundo o autor, “o que não se pode medir, não se pode gerenciar”. Logo, o foco do empresário deve ser planejar, organizar, ajustar e mensurar resultados para tomar decisões cada vez mais estratégicas e próximas do sucesso.
Nesse sentido, a gestão de processos traz benefícios como:
- aumento da satisfação dos clientes;
- melhora da qualidade das entregas;
- otimização dos recursos disponíveis;
- redução de custos operacionais;
- aceleração dos resultados.
Além disso, a gestão de processos organizacionais garante mais clareza às atividades e motivação à equipe, uma vez que cada colaborador sabe exatamente qual é sua função e pode se concentrar totalmente nela.
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5 dicas de como fazer gestão de processos organizacionais
Agora que você já sabe o que é e qual a importância da gestão de processos organizacionais, acompanhe algumas dicas de como fazer na sua empresa.
1- Faça um mapeamento dos processos
O primeiro passo é mapear os processos do seu negócio e identificar como eles funcionam atualmente. Isso vai ser fundamental para garantir uma gestão de qualidade, de modo a entender o que pode ser otimizado.
Fazer um mapeamento assertivo também possibilita que a equipe abandone processos que não possuem impacto direto nos resultados.
2- Estabeleça indicadores-chave de desempenho
Os indicadores-chave de desempenho, também conhecidos como KPIs, são ferramentas muito importantes para mensurar e acompanhar a performance das equipes nos processos organizacionais.
Esses indicadores permitem enriquecer as análises e detectar com mais clareza os pontos fortes e fracos da realização de cada processo. Assim, é possível obter informações reais sobre a situação da empresa e fazer uma gestão de processos muito mais assertiva.
Entre alguns indicadores comuns na gestão de processos estão:
- custo de produção;
- quantidade de produtos em estoque;
- tempo gasto na produção;
- quantidade produzida;
- tempo esperado de entrega;
- entregas feitas/entregas pendentes.
Ao estabelecer os KPIs certos, torna-se possível entender o que precisa ser otimizado e fazer os ajustes necessários.
3- Garanta a melhoria contínua de processos
Os processos são cíclicos, isto é, o que é eficaz hoje, pode não ser amanhã. Nesse sentido, é essencial estar sempre realizando a revisão e a otimização dos processos organizacionais.
A melhoria contínua pode ser realizada a partir dos resultados apresentados pelos KPIs. Você pode analisar esses indicadores, observar em que etapas o processo deixou de ser tão eficiente e desenhar novos procedimentos para otimizar o processo como um todo.
Após a implementação desses ajustes, é preciso continuar monitorando os resultados dos indicadores-chave de desempenho para avaliar se a performance realmente melhorou e o quanto melhorou.
4- Faça treinamentos com os colaboradores
Os colaboradores devem estar sempre envolvidos na implementação de processos e melhorias para que consigam exercer suas atividades segundo os novos procedimentos. Nesse sentido, é fundamental realizar treinamentos com a equipe.
Essa capacitação contínua vai contribuir para uma melhor gestão de processos organizacionais. Além disso, contar com profissionais bem treinados e qualificados também auxilia na identificação de formas de trabalho mais eficientes, de modo a atualizar processos.
5- Utilize a tecnologia para gerenciar processos
A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de processos organizacionais, afinal, ela possibilita aumentar o controle sobre falhas e gargalos, além de oferecer mais precisão e clareza sobre os processos.
Utilizar um software BPMS (Business Process Management Suite), por exemplo, garante automatizar processos, elaborando o mapeamento, a execução e o monitoramento dos processos da empresa.
Além disso, um sistema de gestão de processos facilita a busca de informações, a mensuração de resultados, a configuração de regras de negócios e muito mais.
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