Fazer uma boa gestão de documentos no RH é fundamental para garantir plena organização e segurança jurídica para as empresas.
Afinal, essa área lida com uma grande quantidade de documentos, que vão desde currículos e formulários até contratos e comprovantes.
Geralmente, esses documentos contêm informações importantes e não podem ser extraviados ou acessados por qualquer pessoa.
Por isso, neste artigo vamos explicar a importância e como fazer a gestão de documentos na área de Recursos Humanos. Acompanhe a leitura!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é a prática de organizar e armazenar os documentos de forma eficiente, desde sua criação até o seu arquivamento ou descarte. O objetivo é garantir a integridade, disponibilidade, acessibilidade e segurança dos arquivos.
Esse gerenciamento é essencial para qualquer empresa que esteja em busca de implantar uma rotina segura e produtiva. Sobretudo, porque as consequências que a falta ou má gestão de documentos podem causar não são positivas.
Confira abaixo possíveis transtornos:
- demora para encontrar informações e baixa produtividade dos colaboradores;
- perda ou vazamento de informações confidenciais;
- riscos de multas ou sanções fiscais;
- fomento de imagem negativa entre os stakeholders.
Essas situações apresentadas reforçam a importância de começar a adotar as boas práticas de gestão de documentos para manter a empresa em conformidade com as leis e evitar possíveis contratempos.
Qual a importância da gestão de documentos no RH?
Como mencionamos, o departamento de Recursos Humanos tem acesso a informações relevantes dos colaboradores e até da própria organização. São documentos como:
- holerites;
- contratos;
- atestados;
- cálculos de pagamentos;
- guias de impostos;
- recibos;
- informações ligadas à PIS, CTPS e CFPs;
- entre outros.
Agora imagine que esses arquivos são extraviados ou, então, são acessados por pessoas não autorizadas, que divulgam as informações indevidamente.
Com a existência e vigência da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), por exemplo, a empresa pode enfrentar grandes prejuízos financeiros e até ter a reputação abalada.
Nenhuma empresa quer isso, não é mesmo? Por isso, a importância de adotar boas práticas de gestão de documentos. Entre algumas vantagens de fazer a gestão de documentos no RH temos:
- redução de custos;
- potencialização da produtividade;
- segurança de armazenamento;
- conformidade com leis e regulamentações trabalhistas.
Por isso, se você ainda não faz o gerenciamento de documentos no RH da sua empresa, está na hora de começar. Essa prática é vital para manter todos os processos organizados e em segurança.
Como implementar gestão de documentos no RH com segurança?
A implementação de uma gestão de documentos segura no RH vai muito além da digitalização de arquivos. É necessário estruturar processos de rh, adotar tecnologias adequadas e estabelecer controles que garantam a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações dos colaboradores. Confira as principais etapas:
- Mapeie todos os documentos do RH: identifique quais documentos são gerados e armazenados pelo setor, como contratos de trabalho, documentos admissionais, exames ocupacionais, folhas de pagamento, férias, benefícios, advertências e rescisões. Esse levantamento permite definir prioridades e organizar a migração para o ambiente digital.
- Digitalize e centralize as informações: elimine arquivos físicos sempre que possível e concentre toda a documentação em um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED). Isso facilita a localização de informações, reduz extravios e cria um repositório único para consulta e auditoria.
- Defina níveis de acesso por perfil: nem todos os profissionais precisam visualizar todos os documentos. Configure permissões de acordo com cargos e responsabilidades, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a dados sensíveis (política de Zero Trust).
- Automatize os fluxos documentais: utilize workflows para controlar processos como admissão, assinatura e,letrônica de documentos, alterações contratuais, férias e desligamentos. A automação reduz erros, elimina atividades manuais e assegura que cada etapa siga um fluxo padronizado.
- Garanta conformidade com a LGPD: A LGPD no RH estabelece políticas para coleta, tratamento, armazenamento e descarte de dados pessoais. Mantenha registros das operações realizadas e assegure que o tratamento das informações esteja alinhado às bases legais previstas na legislação.
- Proteja os documentos com recursos de segurança: adote criptografia, autenticação multifator, backups automáticos, monitoramento de acessos e trilhas de auditoria. Esses mecanismos ajudam a prevenir vazamentos, acessos indevidos e perdas de informações.
- Defina políticas de retenção e descarte: estabeleça prazos para armazenamento de cada tipo de documento conforme a legislação trabalhista e fiscal. Após o período obrigatório, realize o descarte seguro das informações, evitando riscos legais e reduzindo o volume de dados armazenados.
- Capacite a equipe de RH: promova treinamentos sobre boas práticas de segurança da informação, proteção de dados e utilização dos sistemas. A conscientização dos colaboradores é fundamental para reduzir falhas humanas, uma das principais causas de incidentes de segurança.
- Monitore continuamente os processos: acompanhe indicadores, realize auditorias periódicas e revise as políticas de gestão documental sempre que houver mudanças legais, tecnológicas ou nos processos internos. A melhoria contínua fortalece a governança e mantém o ambiente seguro ao longo do tempo.
Como automatizar a gestão de documentos trabalhistas no RH?
Automatizar a gestão de documentos trabalhistas permite ao RH reduzir tarefas manuais, minimizar erros, garantir conformidade legal e aumentar a produtividade. Para isso, é importante estruturar um fluxo digital que acompanhe todo o ciclo de vida dos documentos, desde a admissão até o desligamento do colaborador. Veja o passo a passo:
- Mapeie os processos e documentos do RH: identifique todos os documentos trabalhistas gerados pela empresa, como contratos de trabalho, fichas de registro, termos de confidencialidade, exames ocupacionais, documentos admissionais, recibos de férias, holerites, advertências e documentos de rescisão. Também é importante entender como esses documentos são criados, aprovados, armazenados e consultados.
- Escolha uma plataforma de gestão eletrônica de documentos (GED): adote uma solução capaz de centralizar todos os arquivos em um ambiente digital seguro, permitindo armazenamento organizado, pesquisa rápida, controle de versões e integração com outros sistemas utilizados pelo RH.
- Digitalize e padronize os documentos: transforme documentos físicos em arquivos digitais e crie modelos padronizados para contratos, formulários, declarações e outros documentos recorrentes. Isso reduz retrabalho e garante maior consistência nas informações.
- Automatize a criação e o envio de documentos: configure o sistema para gerar documentos automaticamente a partir dos dados cadastrados no sistema de RH, eliminando o preenchimento manual e reduzindo a ocorrência de erros de digitação.
- Implemente fluxos automatizados de aprovação: estabeleça workflows para processos como admissões, alterações contratuais, concessão de férias, promoções e desligamentos. Cada etapa deve ser direcionada automaticamente aos responsáveis, com notificações, prazos e registro de todas as ações realizadas.
- Utilize assinatura eletrônica ou assinatura digital: elimine a necessidade de impressão e coleta presencial de assinaturas. A assinatura eletrônica agiliza a formalização de documentos, reduz custos operacionais e permite concluir processos mesmo com equipes remotas ou distribuídas em diferentes localidades.
- Integre a gestão documental aos sistemas de RH: conecte o GED ao sistema de folha de pagamento, ERP, plataforma de recrutamento, controle de ponto e demais soluções utilizadas pela empresa. A integração evita duplicidade de cadastros e garante que as informações sejam atualizadas automaticamente.
- Configure alertas e vencimentos automáticos: programe notificações para documentos com prazo de renovação ou validade, como exames periódicos, certificados obrigatórios, contratos temporários e documentos regulatórios. Isso reduz o risco de descumprimento de obrigações legais.
- Automatize o controle de acesso e a segurança das informações: defina permissões conforme o perfil de cada usuário, implemente autenticação multifator, criptografia, backups automáticos e trilhas de auditoria para registrar todas as consultas, alterações e compartilhamentos de documentos.
- Estabeleça políticas automáticas de retenção e descarte: configure o sistema para armazenar cada documento pelo período exigido pela legislação e executar o descarte seguro quando o prazo legal expirar, evitando acúmulo desnecessário de dados e reduzindo riscos relacionados à LGPD.
- Monitore indicadores e promova melhorias contínuas: acompanhe métricas como tempo de processamento, volume de documentos, cumprimento de prazos, produtividade da equipe e incidência de erros. Esses indicadores ajudam a identificar oportunidades de otimização e garantem que a automação continue gerando eficiência e conformidade.
5 dicas para gerenciar documentos na área de RH
Agora que você já sabe qual é a importância da gestão de documentos em RH, que tal saber por onde começar? Confira a seguir algumas dicas para iniciar o gerenciamento no seu negócio!
1- Adote um padrão de organização
Não adianta armazenar os documentos de qualquer forma. É importante estabelecer padrões de organização para que eles sejam facilmente encontrados quando preciso.
Portanto, adote classificações na hora de armazenar os documentos, como nomenclatura, formato e datas previstas para descarte. Isso vale tanto para documentos físicos, quanto digitais.
Para que a padronização seja realizada com sucesso, vale envolver todos os colaboradores do setor nessa atividade, já que são eles que vão manusear os documentos no dia a dia.
2- Considere a temporalidade dos documentos
O controle de temporalidade é uma das atividades da gestão de documentos. O foco é garantir que um arquivo seja armazenado pelo prazo necessário, para evitar riscos legais ou o acúmulo de documentos que já podiam ter sido descartados.
No RH, por exemplo, alguns documentos devem ser guardados por um período de tempo até serem destruídos:
- termo de rescisão do contrato de trabalho – 2 anos;
- pedido de demissão – 2 anos;
- cadastro de empregados – 3 anos;
- recibos de pagamento – 5 anos;
- atestado médico – 5 anos;
- comprovantes de pagamento PIS/PASEP – 10 anos;
Então, procure monitorar o ciclo de vida dos documentos, conhecendo todos esses prazos. Vale adotar um software de gestão documental para automatizar processos de rh dessa etapa.
3- Crie uma rotina de backup
Para proteger os documentos digitais armazenados pelo RH, é essencial adotar uma rotina de backups regulares. Os backups ajudam a recuperar dados em caso de problemas no equipamento ou, mesmo, um ataque cibernético.
Aqui, também é recomendado manter os documentos sempre atualizados e dentro das pastas certas. Assim, o backup irá fazer o armazenamento das versões corretas.
4- Digitalize os documentos e use o armazenamento na nuvem
Nossa quarta dica para fazer a gestão de documentos no RH é apostar na digitalização e no armazenamento na nuvem. Além de otimizar espaço físico, a digitalização de documentos vai aumentar a organização e a segurança em backups.
Vale lembrar que os documentos digitalizados podem ter os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Para isso, é importante que eles contem com uma assinatura eletrônica que comprove sua autoria, conforme o decreto nº 10.278/2020.
Após a digitalização, recomenda-se armazenar esses documentos em uma plataforma na nuvem para que seja possível garantir a preservação dos mesmos.
5- Utilize um bom sistema de gestão de documentos
Em uma área como o RH, que precisa lidar com um grande volume de informações, o gerenciamento manual pode ser um desafio. Por isso, nossa última dica é investir em um sistema de gestão de documentos.
Um bom software de gestão documental vai ajudar a potencializar a organização e o armazenamento, centralizando documentos em um só ambiente.
Além disso, essa tecnologia pode automatizar algumas etapas complexas como o controle de acesso, o monitoramento de prazos de temporalidade e a padronização.
Potencialize o seu RH com o melhor sistema de gestão de documentos do mercado
Como vimos, a gestão de documentos no RH é vital para garantir o funcionamento dessa área tão importante para as empresas. Nesse sentido, vale considerar a implementação de uma tecnologia própria para esse gerenciamento.
O sistema de gestão de documentos (ECM) da Selbetti é 100% na nuvem e reúne tudo o que uma empresa precisa para ter excelência no gerenciamento de arquivos, desde classificação e indexação automática e personalização de acessos até controle de temporalidade e de versões.
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