O processo rumo à transformação digital ainda é um mistério para a maioria das empresas, que não sabem exatamente por onde e como começar.
Dizemos aqui na Selbetti que o primeiro passo é a digitalização empresarial, um processo que consiste em digitalizar informações, documentos e processos da empresa.
Já iniciou a jornada de digitalização no seu negócio ou pensa em fazer isso ainda neste ano? Se a resposta é “sim,” você precisa entender os desafios vindos com ela, e quais práticas adotar para garantir uma transição segura.
Acompanhe!
O que é digitalização e qual sua importância?
Chamamos de digitalização o processo de converter informações (documentos, imagens, áudio e vídeo, dados, etc.) para o formato digital.
O objetivo é permitir que essas informações sejam armazenadas, processadas e transmitidas por meios eletrônicos (computadores, servidores e redes, por exemplo), eliminando a necessidade de a empresa usar papel e manter um espaço físico para armazenar as informações.
Entre diversos benefícios da digitalização, destacamos:
- Segurança, já que é possível recorrer a backups e medidas de proteção digital.
- Eficiência, uma vez que o acesso, a busca e a manipulação dos dados se tornam mais simples.
- Inovação, pois facilita a integração com novas tecnologias e processos automatizados.
Embora muitas empresas ainda conservem um arquivo físico e recorram a procedimentos manuais para gerenciar documentos, a digitalização é o caminho para todas aquelas que esperam se manter modernas e ao mesmo tempo competitivas.
Os riscos de não recorrer a digitalização e manter muitos documentos físicos
O processo de digitalização está atrelado muito à cultura empresarial, que pode determinar se a conversão das informações para o formato digital faz sentido no momento em que a empresa está vivenciando.
Justamente por isso, muitas empresas ainda conservam um arquivo físico porque acreditam que não há necessidade de fazer a transição agora. Mas, esse é um pensamento que apresenta grande risco no mundo moderno, pois a falta de digitalização tem o potencial de desencadear uma série de riscos e problemas.
Esses, podem ser:
- Perda e extravio de dados;
- Dificuldade de acesso rápido e eficiente às informações
- Segurança comprometida;
- Incompatibilidade com processos digitais;
- Desafio em manter a conformidade com regulamentos e normas;
- Custos elevados para conservar um arquivo físico;
- Penalizações judiciárias pelo atraso no prazo para a disponibilização de documentos;
Os desafios da digitalização empresarial
Dados da Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI) e Fundação Getúlio Vargas (FGV) mostram que os investimentos em digitalização aumentaram no segundo semestre de 2023. Mesmo assim, o caminho para a digitalização empresarial ainda é longo, pois boa parte das empresas ainda mantém o legado tradicional de tecnologia.
Um estudo da Accenture revela que apenas 9% das grandes empresas globais possuem estratégia de digitalização e investem corretamente para reinventar suas operações corporativas e abraçar o digital em totalidade. Os indicadores podem, então, ser ainda mais baixos quando falamos de pequenas e médias empresas.
E por que pode chegar a números tão baixos?
O motivo pode estar atrelado aos desafios que as empresas encontram ao tentar digitalizar informações e processos:
- Custo inicial de implementação relativamente alto;
- Resistência à mudança;
- Falta de planejamento;
- Despreparo para lidar com segurança cibernética;
- Dificuldade para treinar e capacitar times;
- Receio em iniciar a jornada na nuvem;
- Falta de qualidade na infraestrutura de TI.
Além disso, o desconhecimento da legislação vigente, também pode ser um problema. Muitas empresas ainda acreditam que é necessário manter arquivos físicos para garantir a validade jurídica dos documentos.
No entanto, o Decreto 10.278/2020 estabeleceu que documentos digitalizados podem ter validade jurídica, desde que atendam a requisitos específicos, como a assinatura eletrônica ou digital, dependendo da relação, seja com entes públicos ou pessoas físicas.
Práticas recomendadas para uma digitalização eficiente
Além dos desafios citados anteriormente, pesquisas mostram que a falta de conhecimento sobre “por onde e como começar a digitalização” também é uma dificuldade que barra a transição para o digital.
Em estudo, cerca de 20% afirmam se deparar com esse obstáculo, questionando-se quais são os passos necessários para iniciar a mudança.
Pensando nesse número, o time da Selbetti separou algumas práticas simples, porém importantes, que podem ajudar qualquer modelo de negócio a garantir uma digitalização segura.
São elas:
- Análise inicial da situação: para identificar quais são os pontos fortes e fracos em termos de tecnologia, processos e documentos;
- Definição de objetivos: para saber o que a empresa quer alcançar com a digitalização e por quê;
- Plano de ação: para definir ações e recursos necessários para a empresa alcançar os objetivos;
- Capacitação e treinamento: para o time interno adquirir as habilidades digitais necessárias, e deixá-lo mais receptivo à digitalização empresarial;
- Adoção da nuvem: para garantir um ambiente escalável e seguro, que acelera a digitalização e permite acesso a documentos, informações e sistemas de qualquer lugar e hora;
- Medidas robustas de segurança: para proteger dados e todo legado tecnológico contra ameaças;
- Ferramentas integráveis e inteligentes: para assegurar a captura, o processamento e a disponibilidade das informações.
- Buscar por parceiros que entreguem soluções de ponta a ponta, integrando hardware, software e serviço.
Conheça a solução OCR da Selbetti
A Selbetti, maior integradora de tecnologia do Brasil, desenvolveu uma solução que combina tecnologia avançada com expertise em gestão documental, para que a sua empresa finalmente deixe o legado tradicional tecnológico para trás e dê início à jornada de digitalização: o OCR!
A partir da solução, sua empresa pode:
- Digitalizar documentos de forma rápida e precisa;
- Fazer a extração inteligente dos dados;
- Acessar recursos avançados para verificação e validação de documentos;
- Integrar com outras soluções da Selbetti, como Satelitti ECM e S-SIGN, para um gerenciamento ainda mais completo e eficiente;
- E muito mais!
Superar os desafios da digitalização empresarial é possível com a parceira de tecnologia certa! Conheça a solução OCR da Selbetti, e veja como ela pode contribuir para uma jornada segura para o digital.
