Gestão de documentos hospitalares: veja 3 boas práticas

Gestão de documentos hospitalares: veja 3 boas práticas

Descubra de que forma a gestão de documentos hospitalares pode otimizar processos e garantir mais excelência para o dia a dia

Fazer a gestão de documentos hospitalares é crucial para garantir um atendimento de qualidade aos pacientes e respeitar as normativas impostas pelos órgãos reguladores. 

Afinal, existe uma infinidade de documentos nas unidades de saúde. E é fundamental mantê-los em segurança, livres de extravios e dificuldades de acesso.

Vale lembrar que clínicas, hospitais e consultórios médicos devem manter os registros e o prontuário dos pacientes por um certo período, conforme exigido pela Lei nº 13.787.

Por isso, é fundamental conhecer boas práticas de gestão de documentos para a área da saúde. Neste post, abordamos os principais pontos que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

Importância da gestão de documentos hospitalares

Todo médico ou profissional da área da saúde deve ser capaz de demonstrar conformidade para potenciais auditorias, pelas quais as instituições hospitalares passam frequentemente. Ao mesmo tempo, o atendimento ao paciente exige que os dados sejam acessíveis e fáceis de obter a qualquer momento.

Isso significa que os dados de saúde precisam ser acessíveis e altamente seguros. Afinal, de formulários simples a políticas e procedimentos internos cruciais, o gerenciamento de documentos e o cuidado com a saúde andam de mãos dadas.

Como você sabe, o gerenciamento de documentos médicos envolve informações confidenciais e regulamentos rígidos, ainda mais com a (Lei Geral de Proteção de Dados) LGPD em vigor. Trata-se de garantir a segurança dos documentos para que você possa proteger melhor seu hospital e seus pacientes.

No entanto, o gerenciamento de documentos de saúde vai além de simplesmente controlar a papelada em pastas. A gestão de documentos hospitalares leva tempo e atenção. Gerenciar bem suas informações significa estar atento ao criar, editar, distribuir e atualizar seus documentos. 

Para isso, você precisará de um sistema de gerenciamento de documentos que ofereça suporte durante todo o ciclo de vida de seus documentos.

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3 boas práticas de gestão documental para hospitais

Existem algumas práticas para fazer uma boa gestão documental em hospitais. Vale dizer que o controle de documentos implica ter um plano bem estruturado para gerenciar informações, o que reduz os riscos e mantém a qualidade dos conteúdos. 

Ao implementar políticas claras sobre como lidar com as informações, é possível garantir a conformidade com as regulamentações governamentais. Isso, por sua vez, protege tanto o hospital quanto seus funcionários e pacientes. Confira a seguir algumas medidas!

1- Tenha fluxos de trabalho e de segurança

A segurança é uma parte crucial do trabalho no setor de saúde — ela desempenha um papel importante na proteção de seus pacientes e, por extensão, do seu hospital.

Depois de criar políticas em torno da gestão de documentos hospitalares, é importante desenvolver estrategicamente fluxos de trabalho que reforcem esses pontos.

2- Encaminhe e aprove mudanças

As soluções de gerenciamento de documentos são mais do que apenas cofres para armazenar com segurança suas informações de saúde. São ferramentas dinâmicas que permitem uma colaboração segura e eficaz à medida que os documentos evoluem.

Como seus documentos raramente ficam estagnados, você precisará de pessoas com autoridade para aprovar seu conteúdo e as alterações correspondentes ao longo do ciclo de vida de um documento.

O desenvolvimento de fluxos de trabalho estratégicos ajuda a planejar quem precisa ver e aprovar todos os seus documentos. Ele também permite que você gerencie todas as suas informações com segurança, para que documentos confidenciais não caiam nas mãos erradas.

3- Integre seus sistemas de gerenciamento de documentos

Junto com a conformidade e a segurança, a acessibilidade é um aspecto importante do gerenciamento de documentos de saúde.

Se você deseja ter certeza de que todas as pessoas autorizadas em seu hospital podem acessar de forma rápida e fácil todas as informações de que precisam, é importante adotar um sistema de gestão de documentos.

Ter todos os seus documentos centralizados simplifica as rotinas do hospital e garante alta eficiência às operações.

Conte com o ECM Selbetti!

Como você viu, a gestão de documentos hospitalares é algo primordial para trazer mais segurança aos dados e agilidade na busca de informações. Afinal, quando se fala em tratamentos de saúde, cada minuto conta.

Por isso, a gestão de documentos é tão importante em um hospital, garantindo que todas as informações possam ser rapidamente acessadas, ao mesmo tempo que estão seguras conforme determina a legislação vigente.

E aqui na Selbetti você encontra entre nossas soluções o sistema de gestão de documentos hospitalares, nosso ECM. Ele utiliza a metodologia de captura e indexação de documentos para garantir que sua equipe faça uma busca rápida e encontre todas as informações e históricos dos documentos dos pacientes. Como resultado, seu hospital ganha uma rotina mais ágil e eficiente, ganhando tempo e reduzindo custos operacionais significativamente.

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