Uma das formas mais eficazes para melhorar a gestão em uma empresa é a implementação da gestão por processos.
Por processo entendemos uma sequência de atividades que visam gerar valor agregado, transformando um insumo em resultado, que, por sua vez, pode ser o insumo de outro processo.
Todas as atividades de uma empresa, desde a compra de matéria-prima até o atendimento de uma reclamação, podem e devem ser consideradas processos.
Daí a importância de adotar um modelo baseado na gestão por processos, método que surgiu no início do século XX e desde então evoluiu para se tornar um dos mais prestigiados do mundo.
No artigo que preparamos abaixo, detalhamos o que é a gestão de processos, quais as vantagens para sua empresa, e como o iBPMS da Selbetti pode lhe ajudar a ter essa solução no seu negócio!
Mas o que, exatamente, é a gestão de processos?
Este tipo de gestão é uma forma de organização do trabalho através da qual se busca a melhoria contínua das atividades dentro de uma empresa.
É fundamental que todos os processos realizados sejam identificados e documentados, para que tudo funcione de forma coordenada, de modo a obter, como primeiro objetivo, clientes satisfeitos.
A expressão “documentar o que está feito e fazer o que está documentado” é frequentemente usada para resumir, de forma simplificada, este sistema organizacional.
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Vantagens da gestão de processos para sua empresa
Cada vez mais empresas estão aderindo a este modelo de gestão. A ideia é que os departamentos, áreas, seções ou níveis estejam perfeitamente alinhados e tenham participação direta e ativa nos resultados e ações finais.
Tanto pequenas como grandes empresas podem adotar o modelo de gestão por processos. Não há limitações nesse sentido; a única consideração tem a ver com o grau de alinhamento das áreas, que nas grandes empresas será muito maior do que nas pequenas e médias.
As vantagens desse modelo são inúmeras, pois duas de suas principais características são a flexibilidade e a fácil adaptação a qualquer tipo de processo. Vejamos como sua empresa pode se beneficiar ao adotá-lo:
1. Visão global
A visão global dos processos concede à empresa maior flexibilidade e pode incentivá-la a fazer novos investimentos com mais facilidade.
Afinal, a empresa está orientada para um objetivo muito claro.
2. Evita a duplicidade
Como consequência de ter uma visão global de todos os processos, é possível encontrar duplicidades, redundâncias, perdas de tempo, congestionamentos e quais são as inter-relações entre os trabalhadores.
Desta forma, otimizar processos torna-se uma tarefa muito mais fácil, inclusive poderemos detectar que existem tarefas que podem ser automatizadas, permitindo que a equipe possa focar em outras demandas da empresa.
3. Maior eficiência
A gestão de processos permite estabelecer objetivos e corrigir problemas tanto ao nível do processo individual como do macroprocesso ou conjunto de processos.
Além disso, essa visão global em busca de um objetivo – ou de objetivos específicos – ajuda a melhorar a eficiência, identificar os pontos em que o processo falha e também consegue motivar os trabalhadores em diferentes aspectos, promovendo a produtividade e o talento criativo.
4. Mais flexibilidade
Ao contrário das empresas que se organizam de forma tradicional, seguindo um organograma, a gestão por processos está orientada, também, para a satisfação do cliente e para a concretização dos objetivos, seguindo a estratégia geral da empresa.
Isto obriga a um grande envolvimento dos colaboradores e gestores, e, precisamente por isso, também será mais fácil e rápido otimizar a gestão e fazê-la com maior flexibilidade, tanto individual como globalmente.
5. Comunicação aprimorada
Como todos os processos são documentados e atualizados, ao acessar o sistema todo colaborador saberá exatamente o que fazer.
Dessa forma, quem realiza determinada tarefa o fará da mesma forma e não haverá margem para dúvidas.
A comunicação interna também é aprimorada, pois é um sistema horizontal, onde se busca a colaboração de todos os recursos para trabalhar em benefício comum da organização.
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Conheça o software de gestão de processos – iBPMS Selbetti
Os benefícios da metodologia de gerenciamento de processos não são imediatos, levará algum tempo para vê-los, porém seus resultados são altamente confiáveis e perduram no tempo.
Aplicar este tipo de gestão significará uma mudança tanto nas operações como na mentalidade global da empresa. Passa-se de um pensamento de pertença a um departamento, para um pensamento onde a empresa é um “todo”, em que cada pessoa busca a excelência em benefício da organização e de seus clientes.
Em contrapartida, ao se usar a tecnologia como aliada, é possível avançar muito mais rapidamente na gestão de processos.
Nesse sentido, o iBPMS da Selbetti surge como um poderoso aliado no processo. Nosso software foi idealizado para apoiar o seu negócio na gestão de processos de forma eficaz, personalizada e com inteligência artificial.
O iBPMS é 100% cloud (em nuvem) e permite acompanhar os processos em tempo real, centralizando as informações da empresa em um só ambiente. Ele garante um controle efetivo de responsabilidades, prazos de SLA, documentos envolvidos no processo e de todo o ciclo da cadeia produtiva.
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